EGOLAMENTO BIBLIOTECA “D. DE CAPUA”

CAPITOLO I: natura, finalità, organi

Art. 1

1. La Biblioteca “Donato De Capua” (di seguito chiamata solo “Biblioteca”) è una raccolta di libri, di documenti manoscritti, stampati o elaborati grafici. Ha sede in Bitonto alla via Santi Medici 7, c/o il Centro Ricerche di Storia e Arte – Bitonto – (in appresso, per brevità, denominato “Centro”) che ne è proprietario. É provvista anche di una emeroteca, di una fototeca e di un centro di documentazione., insieme ai contenitori, supporti logistici e a tutto quanto è necessario per la sua funzionalità e per la conservazione del relativo materiale. Una sezione è dedicata a Gaetano Cela che ha dato un notevole contributo allo sviluppo della medesima.
2. La Biblioteca, in quanto bene culturale, è accessibile non solo a tutti i soci, ma anche agli studiosi esterni, secondo le disposizioni previste nel presente Regolamento.
3. La Biblioteca è di particolare rilevanza per il patrimonio posseduto e il servizio offerto. Essa rappresenta un punto di riferimento per il sistema delle Biblioteche del territorio, nonché un originale centro di documentazione per studi e ricerche di carattere storico e artistico di carattere prevalentemente regionale e locale.

Art. 2

1. Sono Organi della Biblioteca:
– Il responsabile di Biblioteca, al quale viene attribuita la qualifica di Direttore:
– Il Consiglio di Biblioteca.
2. Il Direttore è nominato dal Consiglio Direttivo del Centro ed è scelto tra le persone che hanno specifica competenza e adeguata preparazione in materia in seno al C. D. medesimo. In casi eccezionali, tale incarico potrà essere affidato a persona esterna, ma comunque iscritta nel numero dei soci del Centro, in regola con il tesseramento. Nella seconda ipotesi, il Direttore deve rendere conto in maniera almeno trimestrale al C.D. dell’andamento e gestione della Biblioteca.
3. Il Consiglio di Biblioteca si compone di tre persone. É presieduto dal Direttore il quale ha facoltà di scegliere due nominativi tra i soci ordinari in regola con il tesseramento. Tale organismo dura in carica per un periodo pari a quello del mandato del C. D. del Centro e i suoi componenti sono rinominabili.
4. Il Consiglio di Biblioteca compie tutti gli atti di amministrazione che non siano riservati dal presente regolamento alla competenza specifica del Direttore.
Al Consiglio di Biblioteca in particolare spetta:
– predisporre il piano-programma annuale e pluriennale;
– approntare il bilancio annuale di previsione e quello pluriennale;
– predisporre il conto consuntivo;
– dare attuazione agli indirizzi ed agli obiettivi forniti dal Centro;
– approvare eventuali regolamenti interni per il miglior funzionamento delle attività;
– accettare le donazioni e i legati;
– proporre la eliminazione degli effetti mobili divenuti inservibili, provvedendo, dopo la approvazione, all’aggiornamento degli inventari;
– proporre l’eventuale regime tariffario per l’accesso alla biblioteca e per i servizi di sussidio (fotoriproduzione, microfilmatura, etc.);
5. Le deliberazioni del Consiglio di Biblioteca sono immediatamente esecutive eccetto quelle relative al piano programma, alla dotazione organica, al bilancio di previsione ed al conto consuntivo, esecutive solo dopo l’approvazione del C. D. del Centro.
6. Il Consiglio di Biblioteca è convocato dal Direttore con le seguenti modalità:
– raccomandata a.r.;
– avviso scritto tramite consegna manuale, previa sottoscrizione, da parte del destinatario, della retroscritta formula: “per conferma di presa visione e di ricevuta di copia della antescritta convocazione”;
– e-mail, con riscontro da parte del convocato tramite il medesimo mezzo;
– fax.
L’avviso di convocazione dovrà essere inoltrato almeno cinque giorni prima della data fissata per la seduta (in caso di urgenze, almeno 24 ore prima) e dovrà contenere il luogo, l’ora ed il giorno della riunione e l’ordine del giorno fissato per la discussione.
7. Il Direttore potrà affidare, di volta in volta, a uno dei due componenti l’incarico di Segretario. Costui è tenuto a redigere il processo verbale delle riunioni.
8. Le sedute del Consiglio di Biblioteca non sono pubbliche. In alcuni casi, stabiliti dalla discrezionalità del Direttore, potranno essere ammesse persone estranee al Consiglio, al solo fine di contribuire all’approfondimento degli argomenti in discussione.
9. Le sedute sono valide con la presenza della maggioranza dei componenti.
10. Il processo verbale della seduta contiene l’elenco degli argomenti trattati ed il testo delle deliberazioni approvate e deve essere sottoscritto dal Direttore e dal Segretario.
11. I consiglieri che, senza giustificato motivo, non partecipano alle riunioni per tre sedute consecutive verranno dichiarati decaduti dall’incarico. Tale dichiarazione verrà pronunciata dal Direttore il quale ha facoltà di sostituire il consigliere decaduto con altro socio in regola con il tesseramento. Nel caso di medesimo comportamento da parte del Direttore, la sua decadenza verrà dichiarata dal Presidente del Centro su segnalazione di uno dei due consiglieri.
12. Ai componenti il Consiglio di Biblioteca non spetta alcuna indennità per l’espletamento dell’incarico, salvo il rimborso di spese effettivamente sostenute e documentate, purchè debitamente autorizzate.
13. Il Direttore può, in caso di necessità, nominare altri collaboratori, scelti tra i soci in regola con il tesseramento, per lo svolgimento delle normali attività della Biblioteca. Costoro, però, non hanno diritto di voto nelle sedute del Consiglio.

Art. 3

1. Le votazioni sono palesi.
2. Le delibere sono valide se ottengono il voto favorevole della maggioranza dei presenti. A parità di voto prevale quello del Direttore.
3. Il Direttore e/o quelli che tra i componenti del C.d.A. abbiano motivi di incompatibilità o di conflitto di interessi dovranno astenersi da prendere parte alle deliberazioni e allontanarsi subito dalla sede in cui si tiene la riunione.
4. Qualora per effetto del divieto di cui al precedente comma 3, o per altri motivi, il Consiglio di Biblioteca non sia in grado di deliberare, le relative funzioni verranno svolte dal Presidente del Centro.

CAPITOLO II: Acquisizione e confluenza di fondi diversi

Art. 4

1. La Biblioteca incrementa il proprio patrimonio attraverso acquisti, donazioni, scambi, conferimento di fondi librari dipendenti da persone o uffici connessi al soggetto proprietario.
2. All’atto dell’acquisizione i singoli volumi sono contrassegnati con il timbro o altro marchio indelebile della biblioteca, evitando in ogni caso alterazioni e danneggiamenti; sono altresì registrati nell’apposito registro di ingresso con l’annotazione del numero progressivo e della provenienza.

Art. 5

1. È possibile collocare presso la Biblioteca, in tutto o in parte, in deposito temporaneo o permanente, patrimoni librari di altre istituzioni o enti e privati, nel caso in cui il C.D. lo ritenga utile per arricchirne il patrimonio e facilitarne la consultazione. In tal caso si redige un verbale, con allegato un dettagliato inventario del materiale consegnato, nel quale deve essere annotato che nulla viene mutato quanto alla proprietà dei fondi depositati.
2. I fondi librari aventi carattere storico di particolare specializzazione o di pregio concessi in deposito devono conservare di norma la loro individualità e integrità. I volumi, debitamente contrassegnati, non devono essere mescolati, per quanto possibile, con quelli della biblioteca ricevente, né con quelli di altre raccolte librarie in deposito.
3. Il Collegio dei Revisori dei Conti è lo stesso Organismo che svolge attività per il Centro.

CAPITOLO III: Cataloghi

Art. 6

1. I testi conservati nella biblioteca devono essere catalogati secondo un criterio che ne faciliti il reperimento e favorisca lo scambio di informazioni bibliografiche con altre biblioteche.
2. A tal fine si devono predisporre uno o più cataloghi, che moltiplichino le chiavi di accesso al materiale posseduto.

Art. 7

1. Il catalogo è predisposto secondo le regole aggiornate della biblioteconomia e nel rispetto della natura dei fondi e delle esigenze di documentazione del soggetto proprietario e dei possibili fruitori.
2. Il catalogo viene costantemente aggiornato in modo da facilitare la gestione del materiale e le ricerche. Esso può essere informatizzato secondo le regole dettate dal Ministero per i beni e le attività culturali.

Art. 8

1. Il catalogo generale della Biblioteca può essere utilmente integrato da cataloghi per materia o per temi specifici, da repertori e da altri strumenti utili alla consultazione e alla ricerca, liberamente accessibili agli studiosi.
2. Copia informatizzata dei cataloghi della Biblioteca può essere condivisa con altre biblioteche che desiderano entrare in rete previa autorizzazione e deliberazione del Consiglio Direttivo del CeRSA.

Art. 9

Se nella Biblioteca si rinvengono tracce di precedenti classificazioni e catalogazioni, il Consiglio di Biblioteca avrà cura di annotarne le caratteristiche e l’estensione al fine di documentare la storia della Biblioteca, la sua evoluzione, la provenienza dei fondi.

CAPITOLO IV: Aggiornamento, conservazione, restauro, scarto

Art. 10

Il patrimonio bibliografico deve essere conservato e custodito con la massima diligenza, avendo cura per quanto possibile di incrementarlo.

Art. 11

1. Il patrimonio bibliografico deve essere costantemente aggiornato, avendo particolare riguardo alle pubblicazioni inerenti alla specializzazione o all’indirizzo della biblioteca, e alle opere di più frequente consultazione. 2. La Biblioteca acquisisce copia delle opere di autori legati al soggetto proprietario della medesima. In particolare, la Biblioteca acquisisce copia di tutte le pubblicazioni concernenti la città di Bitonto.

Art. 12

1. La Biblioteca, con il relativo patrimonio bibliografico e documentario, è protetta mediante sistemi antifurto e di protezione antincendio; l’impianto elettrico deve essere conforme alle vigenti norme di sicurezza.
2. Il materiale più prezioso è conservato in armadi di sicurezza.

CAPITOLO V: Personale

Art. 13

1. La Biblioteca deve essere affidata a “personale” qualificato che può avvalersi di collaboratori. Tutto il personale, a qualsiasi mansione chiamato, in assenza di finanziamenti specifici, deve essere considerato volontario.
2. Il “personale” deve essere dotato di adeguate conoscenze del materiale bibliografico in modo da catalogarlo e conservarlo correttamente e da coglierne la funzione e il significato, per poter offrire valida consulenza a chi intende consultarlo.

CAPITOLO VI: Consultazione

Art. 14

1. La consultazione dei volumi a scopo di studio o di ricerca è consentita con ampia libertà, adottando le necessarie cautele sia nell’ ammissione degli studiosi sia nell’ accesso al materiale.
2. All’interno del patrimonio librario il responsabile può selezionare un insieme di documenti la cui consultazione è esclusa o circoscritta a persone che conducono ricerche di un determinato livello scientifico.

Art. 15

Il libero accesso al pubblico, in giorni e ore ben definiti, costanti e regolari, è definito dal compatibilmente con il personale a disposizione e d’intesa il Presidente del Centro. Saranno ugualmente stabiliti i periodi di chiusura.

Art. 16

Nei locali della Biblioteca devono opportunamente essere distinti la sala di studio ed eventualmente di consultazione, la Direzione, i laboratori per le riproduzioni e gli ambienti di deposito. La sala di studio deve essere accuratamente sorvegliata.

Art. 17

1. Per accedere alla Biblioteca occorre compilare l’apposito modulo di ammissione, specificando le generalità, l’indirizzo e il recapito telefonico, nonché il tipo di materiale che si intende consultare. I dati personali devono essere trattati nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia.
2. L’utente che chiede di accedere alla biblioteca deve prendere visione delle norme del regolamento che regolano l’accesso.
3. L’ammissione degli studiosi alla consultazione, che deve essere in ogni modo facilitata, è comunque riservata al responsabile della biblioteca, il quale valuta le domande sulla base dei requisiti del richiedente.
4. L’utente si impegna a consegnare alla Biblioteca una copia delle pubblicazioni da lui prodotte con riferimento al materiale conservato presso la Biblioteca stessa.

Art. 18

La richiesta di materiale per la consultazione si effettua mediante compilazione di apposita scheda prestampata.

Art. 19

La consultazione di materiale manoscritto o antico a stampa è riservata a coloro che abbiano compiuto la maggiore età e può essere soggetta a specifiche limitazioni.

Art. 20

Il materiale dato in consultazione deve essere maneggiato con cautela per prevenire ogni forma di deterioramento. Chi danneggia o smarrisce il materiale a lui affidato in consultazione o in prestito deve procurare un esemplare integro e in buone condizioni, ovvero rifondere una cifra pari al doppio del valore aggiornato del pezzo danneggiato o smarrito.

Art. 21

Per nessun motivo è permesso portare i volumi fuori della Biblioteca, fatta eccezione per il prestito, quando previsto.

CAPITOLO VII: Norme disciplinari

Art. 22

1. Nella sala di studio e nei locali adiacenti sono prescritti il silenzio, un comportamento consono alla natura del luogo e un modo di vestire adeguato all’ambiente.
2. La sala di lettura non può essere adibita come spazio per attività di studio che prescindano dalla consultazione di volumi appartenenti alla Biblioteca.

CAPITOLO VIII: Riproduzioni – Servizi

Art. 23
1. Dietro compilazione di apposito modulo di domanda e nel rispetto della normativa vigente la direzione può concedere la riproduzione fotostatica di parte dei volumi, esclusi i manoscritti, gli stampati del fondo antico e quelli preziosi o deperibili.
2. La microfilmatura, la riproduzione digitale e altri tipi di riproduzione possono essere consentiti su presentazione di domanda scritta, con le cautele e le restrizioni di cui al paragrafo 1.

Art. 24
Le riproduzioni di ogni tipo sono concesse esclusivamente per motivi di studio personale, con le limitazioni e nel rispetto delle norme nazionali e internazionali vigenti in materia di diritti d’autore e di proprietà.(art. 68, n. 633/1941 modificato dalla L. 248/2000.
Chi ha ottenuto di realizzare le riproduzioni di cui all’articolo 23 si impegna a rispettare dette norme e si assume ogni responsabilità derivante dall’uso illecito delle medesime riproduzioni, operato anche da terzi.

CAPITOLO IX: Prestito di materiale

Art. 25
1. La Biblioteca può concedere il prestito del materiale bibliografico, restando esclusi i manoscritti, i libri del fondo antico, il materiale anche moderno raro e di pregio, le opere di consultazione, i periodici e il materiale d’archivio.
Per accedere al prestito deve essere compilata apposita scheda/tessera e può essere richiesto il deposito di una somma a titolo di cauzione.
La Direzione fissa le condizioni e la durata del prestito. Eventuali ritardi nella riconsegna possono comportare pene pecuniarie proporzionali e, nei casi più gravi, l’esclusione dal servizio, salvo ulteriori azioni legali che la Biblioteca potrà intraprendere (DPR 5/9/67 n. 1501 – art. 95 – comma 3).
2. Il prestito per mostre ed esposizioni deve essere concesso di volta in volta, dopo aver verificato attentamente lo stato di conservazione del materiale richiesto, le garanzie di sicurezza nel trasporto e nella sede di esposizione, l’adeguata copertura assicurativa, e deve avvenire nel rispetto delle norme canoni che e civili vigenti in materia.

CAPITOLO X: Collaborazione, iniziative collaterali e finanziamento

Art. 26
1. La Biblioteca può concorrere con altri Enti a promuovere periodicamente, per quanto possibile, manifestazioni (mostre, conferenze, seminari, ecc.) finalizzate a far conoscere il proprio patrimonio, nonché tematiche particolari documentabili attraverso il materiale conservato. Ogni iniziativa va avvalorata dal Direttivo dell’Ente proprietario.
2. La Biblioteca collabora con le iniziative culturali e con le attività programmate dalle istituzioni culturali e scientifiche presenti nel territorio.

Art. 27
1. Nel rispetto della propria autonomia, la Biblioteca instaura con le altre biblioteche esistenti sul territorio forme di collaborazione quali, ad esempio, la condivisione dei dati catalografici, il prestito interbibliotecario, la programmazione differenziata delle acquisizioni nel caso di biblioteche operanti nel medesimo luogo, lo scambio di doppi.
2. La Biblioteca si interessa alle iniziative proposte dagli Enti locali, dalle Regioni e dal Ministero competente attraverso un cordiale rapporto di collaborazione e di interscambi culturali e di materiale.

Art. 28
L’Ente proprietario riserva adeguate risorse al funzionamento della Biblioteca e alla conservazione e custodia del patrimonio librario, avvalendosi anche delle provvidenze disposte dagli enti locali, dalle Regioni e dal Ministero per i beni e le attività culturali.

Letto, discusso e approvato dal Consiglio Direttivo nella seduta del 13 gennaio 2010 con verbale n. 16.